最近全世界許多公司都開始研擬異地上班的方式,盡可能降低新冠肺炎疫情(COVID-19)帶來的衝擊,我們以一間建築科技公司的角度,希望能在公司作業流程及效率不受太大影響下,利用手上即有的軟硬體及技術資源讓工作無縫接軌;首先,我們先將BIM作業相關部門人員(高資源及頻寛耗用部門)與研發部門(掌握雲端資源及軟硬體支援部門)分成兩組,第二階段錯開時間安排各組一半的同仁在家測試作業,第三階段分組全員異地上班,檢討改善及協助同仁解決一些雜項問題後,第四階段在多方努力之下終於可以順利完成了全公司的異地上班演練。
 
最近我們的國際合作夥伴們,開始跟我們一起探討,萬一疫情持續下去,我們如何在台灣、日本、美國間協同作業及順利溝通互動,除了視訊語音相關溝通工具有較外討論外,我們發現高耗用資源及頻寛BIM模型相關作業是大家較少深入的,因此蔽帚自珍在這邊各位分享我們的探討歷程。
 
不同產業的工作模式都各有差異,因此沒有一套方法是可以適用所有人的,部分工作比較不會受到地域阻礙,但在營建產業中,有許多應用需要大量的圖形顯示以及運算,造成異地上班實際執行上的困難,接下來我們將會進一步說明。

衛武資訊的成員家中工作環境

首先,在開始規劃異地上班之前,我們調查了員工家中的網路及電腦環境,發現了以下幾點:
1. 4G的網路延遲不夠理想,並且容易受到環境影響
2. 大多家用電腦規格並不能達到BIM軟體執行所需的高標準
3. 我們工作上大量仰賴雙螢幕作業,但家中有雙螢幕的人不多
 
另外,由於我們的產業應用上有以下幾點特殊性,因此有不少條件需要納入考量:
1. 3D模型操作對於電腦的效能需求非常高,一般家用電腦無法滿足建模軟體的需求
2. BIM模型協同作業時,所有人必須在同時在同一模型下作業
3. 完成一個專案協同所需軟體來自於多家廠商,要將所有軟體授權轉移到個人電腦上並不是一件容易的事情
4. 作業環境的設置需要花費大量的時間,包括軟體設定、檔案共用、協同作業等
5. 為了達成專案協作及公司內部管理,我們大量使用各種軟體,要能輕易拿起個人日常家用電腦,快速在上面全部佈署完成似乎不太可行
 
因此我們做了不少嘗試後決定,針對需要大量模型操作的人員,採用遠端桌面方式進行,如以一來無論家中電腦的狀況如何,都可以直接連線至實際位在公司的電腦,軟體設定及工作環境都不需轉移,使用時就如同人在公司一樣。
 
對於日常工作的開會、溝通、協作等等情境,我們採用漸進式方式模擬,接著才進行全公司規模的演練,以模擬所有人都無法到達上班地點的情境,並且順暢的完成了日常的公司營運,當然我們也會持續演進使用的工具,讓異地上班的效率能夠等同甚至超過待在辦公室,以下我們目前為止得出來的一些結果,也在這邊分享給大家參考:
1. 營建產業使用的BIM建模軟體對於電腦記憶體及硬碟需求較高,比較不是一般家用電腦能夠負擔
2. 遠端桌面對於不同軟體的支援性不盡相同,建議要個別測試,確保遠端環境下能夠正常操作
3. 異地上班時,比較不容易立刻得知同事間的狀況,建議建立明確的異地上班管理機制,讓其他協同同事能夠得知當下的狀況以及工作進度
4. 針對沒有大量電腦效能需求的工作,善用雲端資源將作業環境雲端化,以便在外地也能存取資料,使用異地電腦進行工作
5. 網路環境對於異地上班的影響非常大,應該開始思考未來如何改善

衛武資訊的成員家中工作環境

 
除了衛武資訊自行開發的產品及加值平台,目前資料幾乎也都佈署在雲端服務中,小部分我們日常作業溝通管理模式,也基本建立在Microsoft 365下,因此,每天都在使用的 Microsoft Teams,理所當然成為異地上班時討論或開會的工具,而 Microsoft Teams討論時議題串跟OneDrive 檔案串接,大家用來也很得心應手!
 
最後,對於異地上班的探討,這還不是終點,相信還有其他可能性尚未被我們探索,期望與各產業先進共同精進,盡可能避免災難性的結果發生,並將這個產業的日常作業及流程提升至下一個層次。
在這次新冠肺炎疫情中,幾乎沒有人能夠逃離其影響,我們也在此獻上最大的祝福,希望所有人都能夠平安度過這段期間!

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